为加强学生食堂原材料采购工作及风险防控工作，进一步深化、细化物资采购和出入库流程，特制定本制度。
一、采购物品的分类分级
㈠重要物资：对服务质量有重要影响的物资，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资，包括：
1.食品及食品的原材料，应严格按照《中华人民共和国食品安全法》及有关规定执行；
2.特种设备：锅炉、灶具、主要电器设备、仪器仪表及关键设备的零配件及餐饮用液化气，应严格按照《安全监察规定》执行。
3.外包服务:水、电、蒸汽、天然气的供应及电梯维保、微机售饭系统的维护等，应按国家相关使用规定使用。
㈡一般物资：对服务质量有一般影响的物资，它一般不影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资，包括：
1.小型设备及零配件、各类工具等；
2.日常维修材料及备件。
3.辅助物资：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料、清洁生活用品等。
4.除每日食堂及保障部门所进食品原料及特种设备外，所有物资均应进入中心库房，统一管理。各部门应根据采购物资的分类，结合各自的实际情况，分别管理。
二、重要物资和大宗一般物资的采购应在学校采购与招标管理办公室指导下，按《教育部直属高校、事业单位仪器设备、医药等大宗物资采购监督管理暂行办法》的规定，经过公开招标程序认定后，方可实施；
三、各食堂及保障部门根据采购物资技术标准和生产服务需要，通过对商家场地的实地考察，对物资的质量、价格、供货期等进行比较，对供方应具备的资质、生产许可证等证明材料进行审核，填写《供应商评估表》，最终选择合格供方，建立并保存《合格供应商目录》，根据采购物资的分类，明确对供方的控制方式。
㈠对多年业务往来的重要物资和大宗一般物资的供方，应提供充分的书面证明材料，包括以下内容以证实其质量保证能力：
1.供方以往供货服务业绩情况；
2.供方质量管理体系认证或产品认证情况；
3.各部门对供方顾客的满意程度调查；
4.供方产品的质量、价格交货能力等情况；
5.供方的财务状况及服务和支持能力等；
6.供方应具备的营业执照、资质、生产许可证等。
㈡对第一次供应重要物资和大宗一般物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货。
1.根据新供方提供的产品质量要求，各食堂及保障部门负责对样品进行验证，填写《物资试用观察表》的相应栏目，进行供方评价。如样品不合格可再送样，但最多不能超过二次；
2.样品验证合格后，各食堂及保障部门相关人员通知设备管理、采购部小批量供货；
3.小批量进货验证或试用不合格则取消供货资格；验证和试用均合格的供方，饮食服务中心分管领导批准后，列入《合格供应商目录》。
4 .对重要物资和大宗一般物资的采购，必须从《合格供应商目录》中选择供方。
5 .对于其它一般物资和辅助物资，在保证质量情况下，择优采购：
a.对其它一般物资需经过样品验证，各相关人员提出评价意见，经饮食服务中心分管领导批准即可列入《合格供应商目录》；
b.除特种物资外各项入库物资的采购，由饮食服务中心各库房保管员在入库时对其进行验证，应保存相应的验证记录，其进货验证记录可作为对供方评价的依据。
6.各食堂及保障部门对合格供方的业绩进行记录，包括质量、交货期、包装质量、售后服务、配合程度、价格等。如出现问题及时上报，设备管理、采购部填制《不合格品处理记录表》对其相应进行惩罚，一旦出现严重质量问题应取消其合格供方资格。
7.各食堂及保障部门对合格供方的业绩进行记录，填写《供应商考核表》，实施动态管理，每年评价一次，并留下相应记录。评价时按百分制，质量评分占40％，价格评分占30％，交货期评分占20％，其它（包装质量、售后服务、配合程度、）占10％。评定总分低于60（或质量评分低于32分）应取消其合格供方资格。
四、各部门根据需求编制《采购计划单》，每日所用原料直接向供货订购；特种物资及中心库房物资报由设备管理、采购部负责实施采购；小型设备、零配件、各类工具、日常维修材料及设备的物资，由设备管理、采购部实施采购，价格高于300元的此类物资需经分管副主任批准方可购买。
五、第一次向合格供方采购重要和大宗一般物资时，应签订《供货协议书》、及《供货服务承诺书》，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任、供货期限及对供货商的相应要求等；
六、采购人员根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方。
七、采购信息应包括：
㈠对产品的质量要求(可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件)；
㈡对产品的验收要求；
㈢其他要求，如价格、数量、交付等；
㈣对供方的产品、程序、过程、设备、人员提供有关批准或资格鉴定的要求，如对供方产品的安全认证要求，如加工过程、设备及人员要求、服务要求等；
㈤对外包服务供方主要通过合同、协议等形成，对他提出明确要求（服务内容、服务要求、质量标准等）。
㈥质量管理体系的要求等。
八、采购产品的验证
㈠对采购产品可有如下几种验证方式：
1.由保管人员进行进货验证；
2.同时由各食堂或保障部门在供方现场实施验证。
㈡验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。
㈢顾客的验证不能免除设备管理、采购部提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能。
㈣对外包服务进行验收。中心每年度对供应商和外包方进行业绩评价，包括质量、服务、价格、履行合同的情况等，由各相关部门填写<供应商评估表>和<供应商考核表>进行综合评价,并留下相应记录。