一、目的
为进一步规范饮食服务中心采购工作机制，合理控制采购成本，降低关键环节廉政风险，特制定本办法。
二、现状介绍
饮食服务中心目前所采购的物资分为三大类：
第一类为通过学校采购与招标管理办公室采购招标确定供货的大宗物资，包括米、面、猪肉制品、油、冻禽；
第二类为通过学校采购与招标管理办公室招标确定供货企业的零采物资，包括蔬菜、禽蛋、豆制品、干杂；
第三类为学校采购与招标管理办公室委托饮食服务中心自采工作组通过比选确定供货企业的分散采购物资及中心自采物资，分散采购物资包括：面条、饮料、牛肉制品、半成品、小食品、调味品、清真牛羊肉；中心自采物资包括：接待餐厅临时订购食材、部分蔬菜（市场调查价格时）、水产品、食堂所用低耗等。
本办法主要针对第二类物资的询价、定价，第三类物资的供货商确定、询价、定价及自行采买等工作。
三、实施办法
㈠原则
1.以上三类物资中凡是未经学校采购与招标管理办公室确定供货企业或入围企业的，须通过饮食服务中心自采工作组（以下简称“自采工作组”）召开自采工作会议确定；
2.以上第二类、第三类物资中凡是已确定供货企业或入围企业的原材料价格变动，须通过饮食服务中心调价工作组（以下简称“调价工作组”）召开调价工作会确定；
3.中心自采物资必须通过运行保障部采购组进行采买。
㈡组织架构
1.自采工作组，组成如下：
组长：饮食服务中心主任
成员：计财处后勤管理科科长、饮食服务中心副主任、技术总监
监督：饮食党支部纪检委员
2.饮食服务中心学生调价工作组，组成如下：
组长：饮食服务中心主任
成员：饮食服务中心副主任、技术总监、中心内设机构负责人
监督：饮食党支部纪检委员
3.中心采购组，组成如下：
组长：运行保障部部长
成员：采购员、驾驶员
监督：轮值采购员（食堂负责人）
㈢工作流程
1.供货企业或入围企业确定工作流程
⑴加工配送中心向中心主任办公会提交增加或合同到期的原材料供货企业比选申请，经主任办公会同意后，提交自采工作组召开自采工作会议确定供货企业或入围企业；
⑵自采工作组在充分调研基础上，根据物资种类确定供货商入围资格、比选条件和比选周期；
⑶自采工作组在同类物资参与比选供货企业数量在3家或以上的前提下，召开自采工作会，根据供货商报价、商品质量、售后服务等综合比选，确定供货企业或入围企业，并报饮食服务中心主任办公会审批；
⑷饮食服务中心将确定的供货企业或入围企业名单在后勤基建处网页上公示；
⑸饮食服务中心负责根据拟定供货协议，并凭中心主任办公会及自采会会议纪要报学校招投标管理办公室签订协议。
2.调价工作流程
⑴由于市场物价波动，供货企业可向饮食服务中心经营拓展部提出调价书面申请。每周调价会前，经营拓展部将供货企业提出的调价申请进行汇总，根据申请对需调整价格的原材料进行专项市场调查并将调查结果汇总，提出调价建议上报调价工作会。
⑵出席调价工作会的成员都应充分发表意见，表明态度。会议主持人归纳多数人员的意见，提出会议决议的初步意见，并决定是否形成决议。
⑶经营拓展部负责对每次调价工作会进行记录，根据调价工作会的决定，上报计财处后勤管理科（会议纪要），及时调整出入库价格并通知加工配送中心、相关食堂及供货企业。如供货企业不认可调价决定，可根据会议召集人要求，邀请供货企业上自采工作会进行商务谈判或重新遴选商家。
3.中心自采工作流程
⑴中心采购组根据加工配送中心订单，负责制定采购计划。
⑵每次采购需3人采购，2名采购员（其中：专职采购员1名，轮值采购员1名)，1名驾驶员；
⑶采购组组长指定2名采购员中的1人作为主采购员行使采买决定权，另外1人负责现金出纳（提前找采购组组长借备用金），并共同负责在市场做询价调查。
⑸采购员们进入市场后应该先对市场的整个行情做个了解，并对所需采购的货品进行摸底察看，货比三家。
⑹在同质的情况下，以及其他优惠的条件下（如：可以退货或可以换货），主采购员在征求另外1名在场采购员意见的前提下，行使采买决定权，以最适合的价格进行采购。如意见不统一，则根据主采购员的意见执行。另外1名采购员可以保留意见，并在完成采买任务后向采购组组长提出意见。
⑺负责现金保管的采购员在主采购员在场的情况下用现金与商家完成付款，索取票据，并填写好《采购清单记录表》并签字，另外1人需要在《采购清单记录表》的上边签字确认。
⑻采购员共同在市场内询问市场内相关散货产品的价格。并填写《中心自采物资市场调查记录表》。
⑼采购员们在完成采买任务后，必须保质保量的将所采购的货品安全运抵食堂或库房，并积极配合加工配送中心进行验收，但不能以任何形式对验收工作进行干扰，以免影响验收部门的正常工作。
⑽完成采购后，由出纳采购员将当日余款交回采购组组长，并将当日填写的《采购清单记录表》和所有票据一起上交。采购组组长对《采购清单记录表》和所有票据进行审核，并在审核完毕后贴票报销。
四、特殊处理事项
㈠饮食服务中心采购的食材原则上必须使用正规发票进行财务核销，但考虑到工作实际，针对个体商户，在无法索取正规发票的情况下，为确保接待服务、民族餐厅和市场询价工作的正常开展，可允许少量物资采购使用收据核销，具体如下：
1．民族餐厅因尊重民族习惯采购的清真牛羊肉（全年采购量约：16万元）；
2．接待餐厅因接待工作需要临时采购的食材（全年采购量约：18万元）；
3．为合理控制原材料成本，真实了解市场物价情况，在市场调查过程中所购买的小批量食材（全年采购量约：16万元）
上述三类食材的采购金额应控制在饮食服务中心食材总采购量的1.5%以内。
㈡饮食服务中心采购的食材品种类别繁多，需要供货企业兼顾供应多种食材，但供货企业的经营项目局限，造成很多食材无法打出税务明细单。针对此情况，可允许以库房入库单代替税务明细单。